「この空き家、どこだったっけ？」
住所だけの情報では場所のイメージがつかず、
調査記録や依頼文も担当ごとにバラバラ…という声をよく耳にします。
空き家管理は、件数が多いわりにアナログな運用が残っているケースも少なくありません。
そこで登場するのが、kintone×カンタンマップ。
地図と情報をつなげることで、「どこに、どんな空き家があるのか」が
一目で分かり、業務の効率化にもつながります。
本シリーズでは、空き家管理におけるkintoneの活用方法を、数回に分けてご紹介していきます！
空き家管理システムのお悩み
空き家に関する情報は、年々増加する一方で、
「地図があってもテキスト情報と連携していない」「台帳では場所や履歴がすぐにわからない」
といった課題を抱えている自治体は少なくありません。
実際、「過去の調査や依頼文を探すのに時間がかかる」「引き継ぎがうまくいかない」
といったご相談をよくいただきます。
こうした現場の声をもとに、地図を活用した一元管理への関心が高まっています。
カンタンマップで空き家の場所を表示
ではまずkintoneに空き家の基本情報を入れて、空き家の場所をカンタンマップで表示してみましょう！
下記フィールドを追加したkintoneアプリに
カンタンマッププラグインを設定します。
・管理番号
・住所
・地番
・緯度/経度
すでに緯度経度のデータがある場合、
CSVでkintoneに読み込みます。
もし、緯度経度のデータがない場合は、
「ジオコーディングプラグイン２」で
住所から緯度経度を出力することもできます。
空き家のデータをkintoneに読み込み、
[カンタンマップ]のボタンをクリックすると
地図が立ち上がります。
カンタンマップに空き家の場所が表示されます。
kintoneの一覧で表示されている項目は
ピンをクリックすると、地図上で確認できます。
これだけの設定で、空き家の場所が地図上で「見える化」されます。
担当者が変わっても、地図を見ればすぐに状況が把握できる――。そんな管理体制の第一歩になります。
空き家情報の一元管理に向けて
空き家の位置が地図でわかるようになると、
今度は「そこにどんな調査履歴があるか」「所有者は誰か」「どんな文書を送ったか」
といった情報も、地図と一緒に見たくなりますよね。
kintoneを使用しているので、
アプリアクションや関連レコードを使用することで、空き家の基本情報に紐づけて
「現地調査の履歴」「所有者情報」「送付文書の履歴管理」も一緒にデータ管理ができます。
現地調査
現地調査の履歴を地図上の場所とあわせて
記録しておくことができます。
調査内容を時系列で確認できるので、
「いつ・どこで・何を調べたか」がすぐに把握でき、過去の情報を探す手間も大幅に軽減されます。
現地調査で写真を撮るなら下記プラグインもおすすめです！
所有者情報
所有者情報も、
空き家の地図情報と一緒にまとめて管理できます。
関連書類はPDFで添付し、
PDFプレビュープラグインを使えば、
画面上ですぐに内容を確認できます。
また、一度入力した所有者情報は、文書作成時に
自動で反映されるため、再入力の手間も省けます。
送付文書
空き家ごとに送付した文書の履歴も、
kintone上で一元管理できます。
「いつ・どのような文書を送ったか」が
一覧で確認できるため、担当者が変わっても
過去のやり取りがすぐに把握できます。
おわりに
このように、空き家の基本情報に加えて、
現地調査の履歴や所有者情報、送付文書もまとめて管理できることで、
業務の見通しが格段に良くなります。
次回は、それぞれの業務（現地調査／所有者調査／送付文書作成）を
どのようにkintoneアプリで効率化できるのか、具体的な活用方法をご紹介します！
「うちの業務改善にも使えそうかも？」と感じた方は、お気軽に下記よりお問い合わせください▼
