カンタンマップ導入事例ポラテック株式会社様

2025年5月15日

ポラテック株式会社様
ー導入事例ー

導入事例のご紹介

紙の検査記録から
「フロアマップ」とkintone（キントーン）で一元管理！
年間約3000時間もの業務効率化と顧客満足度アップを実現

品質・信頼・革新性で業界を牽引する
木造建築のプロフェッショナル

ポラテック株式会社様

ポラテック株式会社（以下ポラテック）は、木造建築を専門とする総合建設会社として、埼玉・千葉・東京・茨城における「入札参加資格者格付け」で最高ランク（Aランク以上）を取得。業界のトップリーダーとして評価され、注文住宅をはじめ、多様な木造建築を手掛け、高品質な仕上がりを実現することで、多くのお客様の信頼を獲得している。

住宅引き渡し前にはお客様立会検査を実施し、傷や不備の確認を徹底、お客様が安心して新しい生活をスタートできるよう、細部にまでこだわった品質管理を実践している。また、常に業務プロセスの効率化を進め、伝統的な建築技術と最先端のIT技術を融合させた革新的なサービスを提供。

さらに、SDGsや脱炭素社会の実現に向けて、木造建築が持つ環境への優位性を最大限に活かした取り組みも推進し、木造化を加速させることで地域社会と地球環境に貢献し、持続可能な未来の構築を目指している。

今回、木造建築事業部事業推進部事業管理課主任の岡田卓真氏と西野達也氏から、
導入された「フロアマッププラグイン」を活用した業務改善についてお話を伺った。

課題

　紙の図面と複写式記録が生む非効率性と顧客対応の限界

ポラテックでは、竣工前の立会検査を重要な業務の一つとして位置付けている。この検査は、お客様との信頼を深める場として、傷直しの確認や設備の使い方の説明、保証内容の案内など、現場監督と営業が協力して実施する重要なプロセスである。しかし、この検査では複写式の紙を使用して記録を行うという従来の方法が採用されており、それが業務全体に多くの課題を生んでいた。

「竣工前の立会検査では、複数の図面を事務所で準備して現場に持ち運び、お客様と現場を回りながら傷や不備を紙に記録していました。しかし、この紙の記録はお客様に控えとして渡すため、紛失されるリスクがあり、検査のフィードバックが正確に受け取られないことが少なくありませんでした」と岡田氏は語る。

実際、立会検査だけは紙ベースの運用が残されていたため、図面や記録を手作業で取り扱う煩雑さが大きな負担となっていた。

「この検査だけがいつまでも紙でいいのかという疑問が社内で上がっていました。検査の記録をPDF化してお客様に送る際には、紙の図面をいったんデジタル化し、編集可能な形式に変換してからデータを入力する必要がありました。
　このプロセスが非常に手間で時間がかかりすぎるため、業務プロセスとして非効率すぎると感じていました」と岡田氏。

さらに、検査記録を基に是正作業を進める場合でも、進捗の確認には関係者と何度もやり取りを行う必要があり、誰がどの段階で対応しているのかが不明瞭になることもあった。これにより、業務全体の透明性やスピードが損なわれていた。

改善効果

　ペーパーレス化と業務効率化が生み出す新たな顧客満足

こうした課題を解決するため、立会検査のプロセスを効率化し、紙中心の運用から脱却することの中のひとつとして「フロアマッププラグイン」を導入。記録から報告までの流れを抜本的に改善することになった。
この導入によって、検査業務全体の効率化が飛躍的に向上し、顧客対応の質も大幅に改善された。

さらに、kintone（キントーン）との連携を活用し、承認フローをデジタル化した。従来は紙に印鑑を押して承認作業を進めていたが、現在では課長や管理部門の承認がデジタル化によってリアルタイムで行えるようになり、業務全体の迅速化が実現した。進捗状況や承認ステータスはすべてkintone（キントーン）上にて一目で確認できるようになり、関係者間で何度も確認を行う必要がなくなった。これにより、ミスや遅延のリスクも大幅に低減している。

　「フロアマッププラグイン」の機能を独自の発想で活用し、業務効率化と顧客満足度を両立

「フロアマッププラグイン」は、フロアマップや間取り図、平面図など添付ファイルの画像上にアイコンを作成し、kintone（キントーン）の情報を表示できるプラグインです。

この「フロアマッププラグイン」を活用する中で、ポラテックの素晴らしい発想力と工夫があった。それは「フロアマッププラグイン」の「手書き機能」を活用した独自のアイデアである。
この「手書き機能」は本来、図面上に修正箇所やメモを直接手書きで書き込むためのものだ。これをポラテックは、お客様からの「確認の手書きサイン」に使用した。

iPad上に白紙画像を取り込んで、現場で立会検査を行う際に、その白紙画像部分にiPadペンシルなどを使ってお客様から手書きでサインをもらう。これにより、お客様が検査内容に納得したことをその場で示すことができ、検査の透明性がさらに高まった。

「サインは法的な効力を持つものではありませんが、kintone（キントーン）上に履歴として残すことで、業務の進捗管理やお客様との合意内容の確認がスムーズになります」と岡田氏。
この手書きサインのデータは、従来の複写式紙の控えと同様にお客様にメールで送付される。これにより、紙の紛失リスクが解消されるとともに、従来の業務フローを維持しながらもデジタル化による効率化が実現した。

お客様にとっても、デジタル上で即時に確認と記録が行われることで、納得感と安心感が得られるようになった。手書き機能を活用したこのアイデアは、当社としても「このような使い方をしていただけるとは！」と驚きを隠せなかった。デジタルツールの可能性を最大限に引き出すポラテックの姿勢が、この成果を生み出しているといえる。

　「時間」を生み出すデジタル改革！業務効率化で築く顧客との信頼関係

このように、ポラテックのkintone（キントーン）とプラグインを使ったデジタル化による効率化は、顧客対応の質にも大きな影響を与えている。対応漏れや報告の遅延がなくなり、立会検査後のフォローアップがよりスムーズになった。さらに、アンケート依頼メールを自動送信にしたことで回答率が大幅に向上し、必要な改善をおこなっていくことでお客様からの信頼が一層深まり、高評価を得る結果となっている。

これらの業務効率化は、1現場あたりの作業時間が約1時間短縮された感覚だと言う。この効果は年間で約3,000時間の業務削減に相当し、社員がより付加価値の高い業務に集中できるようになった。例えば、これまで事務作業に費やされていた時間を、お客様とのコミュニケーションや新たなプロジェクトの推進に活用するなどだ。

このようにポラテックは、「フロアマッププラグイン」の導入により、業務効率化と顧客満足度の向上を同時に実現している。この成功事例は、他の建築会社にとっても業務改善の一つの指針となるだろう。

今後の展開

　更なるシステム拡張と業務効率化の推進！品質と顧客満足を高める革新は続く

ポラテックでは、今後も「フロアマッププラグイン」の活用範囲を広げ、住宅引き渡し前のお客様立会検査だけでなく「地縄立会い」や「解体立会い」といった他の検査業務にもデジタル化を進めていく予定だと言う。

「お客様満足度の向上に直結するデジタル化と効率化を目指し、今後も継続的にシステム改善を図りたい」と岡田氏と西野氏。

将来的には、社内のさまざまなシステムを統合し、さらなる業務の効率化と顧客サービスの強化を図っていく考えだということで、さらに業務効率化が進んでいくことが予想される。

ポラテックは、今後も注文住宅の品質向上と顧客満足度の向上に向けて、ポラテックの強みである独自性を活かしたデジタルソリューションの導入を推進していく予定だ。
（2024年10月取材）

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